複数人が同じ会計データを閲覧できる

クラウド会計と従来の会計ソフト(アップデートをしていないインストール型の会計ソフト)の違いは、同じ入力結果をタイムリーに、経営者も経理担当も会計事務所も、みんなが同じものを複雑な作業をせずに見ることが出来ることです。

従来の会計ソフトに基づく経理の流れは、経理担当者が月末を過ぎたら通帳記入を行ない、伝票や領収書を整理して会計事務所へ渡し、会計事務所側の入力が終わって試算表が送られてくる（若しくは、経理担当者が入力した内容を会計事務所がチェックし、試算表を提示する）というものでした（通帳記入から試算表が送られてくるまでの期間は、概ね数日～１カ月程度の時間がかかっていました。）。

一方、クラウド会計は、銀行口座の入出金データを取り込んだ段階で、仕訳がほぼ自動的に作成されます。売上データもＰＯＳレジから自動で取り込まれ、仕訳が作成されます。領収書は、スキャンしデータをＵＰすることで、仕訳がほぼ自動的に作成されます。請求書作成サービスを利用すると請求書を送った段階で、売上仕訳が計上されます。つまりそれぞれの処理をした段階でタイムリーに会計ソフトに反映されるため、経営者も経理担当者もタイムリーに会社の財政状態・経営成績を把握できるわけです。また、キャッシュフローの状況を常時把握することで、投資判断もタイムリーに行うことが出来るようになります。

さらに会計事務所もクラウド経由で入力内容のチェックをまとめてではなく段階的に行うができるため、試算表提示までの時間を短縮することが出来ます。｛会計事務所側の本音をいうと、（新人がやった仕事をチェックするより、自分でやったほうが楽なのと一緒で）自分が入力したデータをチェックするより他人が入力したデータを段階的にチェックする方が大変なのですが・・・（苦笑）｝

 

アップデートが楽になる

従来の会計ソフトの場合、会計基準・消費税率の改定やソフトウェアのバグを修正するためのアップデート作業は、利用者が行っていました。一方、厳密な意味あいの「クラウド会計」の場合、アップデート作業は提供会社が行うため、利用者がアップデート作業を行うことは無くなりました。

 

作業時間の短縮化がはかれる

クラウド会計は、銀行口座やカード会社、電子マネー、POS、Web通販などの取引データをほぼ自動で取り込むことが可能です。仕訳候補の選択が必要な場合があるなど、全自動で仕訳入力が完了するわけではありませんが、伝票や領収書などの資料を見ながら仕訳を入力するよりも経理作業の短縮化が図れるようになりました。

 

クラウド会計を導入する際の注意点

まだ会計ソフトを購入していないのであれば、クラウド会計ソフトの無料体験を利用してみることをお勧めします。そのうえで自分が置かれている状況（入会している青色申告会や商工会はクラウド会計に対応してくれるか、経理にどれくらいお金をかけられるのか、海外に行くなどネット環境が良くない状態になることはないか）を確認してクラウド会計を導入してください。

 

従来の会計ソフトを利用している方へ

クラウド会計と従来の会計ソフトの違いを見るとすぐにクラウド会計に変更したいと思うかもしれませんが、その必要はありません。インストール型の従来型会計ソフトは、クラウド会計の利点を取り込み形で進化しています。（クラウド会計の利点を取り込んだインストール型会計ソフトを仮に「ハイブリッド型会計ソフト」と書きます。）弥生会計を例にとると、あんしん保守サポートに加入する必要がありますが「弥生ドライブ」や「スマート取引取込」などの機能を利用することで、「クラウド会計」の恩恵を受けることができます。